Tjekliste før du beslutter dig: Er dit dokumentmateriale klar til at bære

Hvorfor en tjekliste, før du beslutter dig

Når bladene falder, og aftenerne bliver lange, er det en god tid til at gøre status over det materiale, man har samlet. Den fristelse, jeg oftest ser i dokumentresearch, er at beslutte sig for tidligt. Man har fundet tre kontrakter og et referat, der peger i samme retning, og så føles historien færdig. En tjekliste bremser den følelse, uden at den tager arbejdet fra dig.

Listen her er ikke en opskrift på, hvordan man finder dokumenter. Den handler om det øjeblik, hvor du står med en bunke og skal afgøre, om den er nok. Hvert punkt er et spørgsmål, som du kan svare ja, nej eller ved ikke til. Ved ikke er et fuldt gyldigt svar, og det er ofte det mest nyttige, fordi det viser, hvor næste skridt ligger.

Har du alle sider af et dokument?

Det første spørgsmål er næsten banalt: Har du hele dokumentet? En kontrakt kan komme med bilag, tillæg og ændringer, som først er skrevet ind senere. Et referat kan være et uddrag, hvor netop den passage, der kunne modsige dig, mangler. Tjek sidetal, bilagshenvisninger og om teksten springer fra en paragraf til en anden uden forklaring.

Spørg dig også, om du har den endelige version eller et udkast. Mange dokumenter findes i flere former, og udkastet kan sige noget andet end det, der blev underskrevet. Noter versionsnummer, dato i sidehovedet og hvem der afsendte materialet til dig. Hvis du ikke kan afgøre versionen, skriv det ned som et åbent punkt, og lad det følge materialet videre.

• Er alle bilag og tillæg med?
• Er det udkast eller endelig version?
• Springer nummereringen over noget?

Kan du placere dokumentet i tid og sammenhæng?

Et dokument er sjældent meningsfuldt alene. Du skal vide, hvornår det er udarbejdet, af hvem og til hvilket formål. En kontrakt fra før en ændring i vilkårene siger noget andet end en fra efter. Et referat skrevet af én part er et andet vidne end et, der er godkendt af alle deltagere.

Prøv at lægge dokumenterne ind i en enkel tidslinje, også en rudimentær en. Så ser du hurtigt, hvis to papirer omtaler samme forhold, men er skrevet med måneders mellemrum, eller hvis et dokument henviser til noget, du ikke har. Huller i rækken er ikke en fejl i dit arbejde. De er information om, hvad du endnu ikke ved.

• Kender du dato og afsender?
• Hvilken begivenhed hører dokumentet til?
• Hvad mangler før og efter?

Er sammenligningen redelig?

Når du sætter to dokumenter op ved siden af hinanden, er det let at læse efter bekræftelse. Du finder de sætninger, der passer, og springer over dem, der ikke gør. Spørg dig selv, om du har læst begge dokumenter fra start til slut med samme opmærksomhed, eller om det ene mest har været til at støtte det andet.

Brug samme målestok. Sammenligner du beløb, så tjek om de er med eller uden moms, for samme periode og i samme enhed. Sammenligner du formuleringer, så tjek, om ord som skal og kan bruges konsekvent. Små forskelle i ordvalg kan bære store forskelle i betydning, og de overses nemt, når man allerede ved, hvad man håber at finde.

• Samme periode, enhed og afgrænsning?
• Har du også læst det, der taler imod?

Hvad ved du, og hvad antager du?

Tag et ark og del det i to spalter. I den ene skriver du det, dokumenterne direkte viser, med henvisning til side og afsnit. I den anden skriver du det, du slutter dig til eller antager. Mange konklusioner hviler på flere antagelser, end man er klar over, indtil de står sort på hvidt.

Er spalten med antagelser længere end den med belæg, er du ikke klar til at beslutte dig. Det betyder ikke, at du skal give op, men at du skal formulere dig forsigtigt eller finde yderligere materiale. Marker de antagelser, der kunne ændre konklusionen, hvis de viste sig forkerte. De skal først undersøges, og de må ikke stå som fakta i din tekst.

Kan en anden følge dit spor?

Det sidste spørgsmål er et lille eksperiment: Kunne en kollega, der ikke kender din sag, finde frem til de samme dokumenter og komme til samme læsning ud fra dine noter? Har du skrevet, hvor hvert dokument kommer fra, hvornår du hentede det, og hvordan du har navngivet filen, så er svaret sandsynligvis ja.

Gennemsigtighed i dit eget arbejde er ikke pynt. Den gør det muligt at rette en fejl, når den opdages, og at stå ved en konklusion, når nogen spørger. Brug nogle minutter på at give filer fornuftige navne og samle henvisningerne ét sted. Det kan føles som spildtid midt i arbejdet, men det sparer dig for meget mere, den dag du skal vende tilbage til sagen.

• Er kilde og hentedato noteret?
• Er filnavne og mapper forståelige for andre?