Notatbogen, loggen og kopimappen: det værktøj vi selv arbejder med

Et par enkle redskaber frem for mange

Når jeg bliver spurgt, hvilket værktøj redaktionen bruger til at holde styr på undersøgende arbejde, venter folk ofte et program eller en særlig database. Svaret er mere jordnært. Vi bruger en indbundet notatbog, en kildelog i et almindeligt regneark og en mappe, hvor kopier af alle dokumenter ligger i en fast struktur. Det er alt. Pointen er ikke, at det er beskedent, men at hvert redskab har én opgave, og at du kan forklare den for en anden på et minut.

Jeg har set mange undersøgelser gå skævt, fordi værktøjerne blev for mange. Noter lå i telefonen, uddrag i et dokument, links i en browserhistorik og vigtige mails i en tråd, ingen kunne finde igen. Hver ny kanal er et sted, hvor en oplysning kan gå tabt, eller hvor du glemmer, hvorfra den kom. Derfor starter vi hver sag med at bestemme, hvor tingene skal bo, før vi læser det første dokument.

Det kræver disciplin i begyndelsen og sparer tid hele vejen. Når de tre redskaber er på plads, behøver du ikke tænke over, hvor en ny oplysning skal hen. Du skriver den, logger kilden og lægger kopien, i den rækkefølge, hver gang. Efter få dage er det en rutine, og rutinen er det, der holder, når materialet vokser og tiden bliver knap.

• Én notatbog pr. undersøgelse
• Én kildelog med samme kolonner hver gang
• Én kopimappe med fast navngivning

Notatbogen: nummererede sider og skelnen mellem iagttagelse og

Notatbogen har nummererede sider, og vi skriver dato øverst på hver ny dag. Det lyder pedantisk, men det gør det muligt at henvise til en bestemt note, når du senere skal dokumentere, hvornår du vidste hvad. Vi skriver med kuglepen og streger ud i stedet for at rive ud, så det er tydeligt, hvad der blev rettet, og hvornår. En note, der er slettet uden spor, kan ikke forsvares bagefter.

Det vigtigste notatvane er at holde to ting adskilt: det, du har set eller læst, og det, du tror det betyder. Vi bruger en lodret streg i margenen. Til venstre står iagttagelsen, for eksempel at et referat er dateret en bestemt dag og nævner et bestemt punkt. Til højre står din tolkning, ofte med et spørgsmålstegn. Når du læser noterne igen uger senere, kan du se, hvor dine antagelser begyndte at blive til fakta uden grund.

Mette læser alle vores tekster til sidst, og hun spørger ofte efter netop denne adskillelse. Hvis en påstand i en tekst ikke kan spores tilbage til en iagttagelse i noterne, bliver den enten omformuleret som en vurdering eller taget ud. Det er en lille regel med stor virkning på, hvor sikkert vi taler om det, vi ved.

• Dato og sidetal på hver note
• Iagttagelse til venstre, tolkning til højre
• Ret ved at streje ud, aldrig ved at rive ud

Kildeloggen: hvor kom det fra, og hvornår hentede du det

Kildeloggen er et regneark med en række pr. dokument eller oplysning. Kolonnerne er de samme hver gang: et løbenummer, titel, afsender eller udgiver, dato for dokumentet, dato for hvornår du fik fat i det, hvordan du fik det, og en kort bemærkning om pålidelighed. Det tager et minut at udfylde pr. post. Det tager til gengæld timer at rekonstruere, hvis du springer det over og senere ikke kan huske, om et uddrag kom fra en original eller en gengivelse.

Kolonnen om, hvordan du fik fat i dokumentet, er den, folk oftest overser. Er det hentet fra en offentlig kilde, modtaget fra en person eller fundet i en anden tekst? Det afgør, hvor meget du kan læne dig op ad det, og hvad du skal gøre for at bekræfte det. Henrik, som gennemgår kildekritik hos os, siger tit, at en kilde uden oprindelse er en rygte med pæn skrift.

Loggen er også dit bedste forsvar, hvis nogen anfægter dit arbejde. Du kan vise rækkefølgen, du kan vise, hvad du vidste på et givet tidspunkt, og du kan pege på de poster, der stadig er ubekræftede. Den slags gennemsigtighed koster ingenting at opbygge undervejs, men er næsten umulig at opbygge bagefter.

• Løbenummer, titel, afsender og dokumentdato
• Dato for erhvervelse og måden, du fik det på
• Kort vurdering af pålidelighed og status

Kopimappen: navngivning, der kan læses uden forklaring

Kopimappen indeholder en kopi af hvert dokument, vi arbejder med, aldrig originalen. Filerne navngives efter samme mønster: løbenummer fra loggen, dokumentets dato og et kort stikord. Så kan du sortere mappen og straks se rækkefølgen, og du kan finde en fil ud fra et nummer i en note. Det er ikke elegant, men det virker, også når en kollega skal overtage arbejdet midt i en sag.

Vi retter aldrig i en kopi. Hvis du markerer, understreger eller udtrækker passager, gør du det i en separat arbejdsfil, så kopien står urørt som reference. Det kan virke som ekstra arbejde, men det betyder, at du altid kan gå tilbage til dokumentet, som det så ud, da du modtog det. Det er særlig vigtigt, hvis et dokument senere viser sig at være ændret eller trukket tilbage hos afsenderen.

Til sidst tager vi en sikkerhedskopi af hele mappen på et andet sted end arbejdscomputeren. Det er den mest kedelige vane og den, man fortryder mest, hvis man springer den over. Følsomt materiale skal naturligvis opbevares med omtanke, og det er en del af den etiske side af arbejdet, ikke en teknisk detalje.

• Navn: løbenummer, dato, stikord
• Aldrig rettelser i kopien
• Sikkerhedskopi et andet sted

Hvorfor metoden hænger sammen med etik

Det kan synes underligt at tale om etik, når emnet er noter og mapper. Men for mig er de to ting det samme. En ansvarlig undersøgende praksis handler om at kunne stå ved, hvordan du er nået frem til noget, og om at behandle de mennesker og det materiale, du arbejder med, ordentligt. Uden dokumentation er ansvar bare en følelse. Med dokumentation bliver det noget, andre kan efterprøve.

Den daglige pligt er også etisk: at skrive ned, hvad du har lovet en kilde, hvornår du har lovet det, og hvad der er aftalt om brug af oplysningerne. Det står i notatbogen på samme måde som alt andet. Når en aftale kun findes i hukommelsen, bliver den let større eller mindre, end den var, og det rammer til sidst den, der stolede på dig.

Vi bruger også tid på at overveje, hvad der ikke skal skrives ned eller gemmes. Ikke alt, der kan indsamles, bør indsamles. Spørgsmålet om, hvad du har brug for, og hvad der blot er nysgerrighed, hører til metoden. Det holder arbejdet afgrænset og begrænser, hvor meget følsomt materiale du skal passe på.

Sådan kommer du i gang i efteråret

Mørke aftener er en god tid til at lægge nye vaner til rette, så her er en enkel start. Tag en notatbog, nummerer siderne og skriv datoen på første side. Opret et regneark med de kolonner, jeg har nævnt, og en mappe med et navngivningsmønster, du kan holde fast i. Brug det på en lille sag, ikke en stor, så du mærker, hvad der skurrer, før noget står på spil.

Efter en uge gennemgår du dine egne noter, som om de var en andens. Kan du følge, hvad du vidste hvornår? Kan du finde et dokument ud fra et nummer? Står der noget i tolkningskolonnen, der burde have været en iagttagelse, eller omvendt? Du lærer mere af den gennemgang end af nogen vejledning, og du justerer systemet, så det passer til dit eget arbejde.

Vær ikke bange for at gøre det enklere. Det bedste system er det, du faktisk bruger hver dag, også når du er træt, og materialet er kedeligt. Redskaberne her er valgt, fordi de er så almindelige, at de næsten ikke kan fejle, og fordi de lader tankerne være frie til selve undersøgelsen.