Bag notesbogen: sådan dokumenteres en undersøgelse i praksis

Notesbogen er arbejdets rygrad

Når folk spørger, hvordan en undersøgelse egentlig udføres, tror de ofte, at svaret ligger i de store fund. I mit arbejde ligger det i de små, kedelige vaner. Før jeg læser et dokument til bunds, åbner jeg en ny side i notesbogen og skriver dato, titel og hvor jeg fik fat i det. Først derefter begynder jeg at læse.

Det lyder pedantisk, og det er det også. Men det er den slags pedanteri, der redder dig tre uger senere, når du skal huske, om en oplysning stod i selve kontrakten eller i et følgebrev. Jeg har lært det på den hårde måde. En sætning, jeg var sikker på at have læst, viste sig kun at være noget, jeg selv havde sammenfattet.

Derfor adskiller jeg strengt, hvad kilden siger, og hvad jeg tror. Den ene slags står i citationstegn eller med sidetal. Den anden står med et markeret spørgsmålstegn. Den adskillelse er hele grundlaget for resten af arbejdet.

Sådan ser en notepost ud hos mig

En notepost består af få faste led, og jeg springer dem sjældent over. Jeg vil hellere have en kedelig, ensartet note end en smuk, jeg ikke kan bruge igen. Når formen er den samme hver gang, behøver jeg ikke tænke over den, og så kan hovedet bruges på indholdet.

Jeg skriver med hånd i bogen, når jeg læser, og flytter først bagefter det vigtigste til en samlet oversigt på skærmen. Håndskriften tvinger mig til at vælge, og valget afslører, hvad jeg faktisk har forstået. Det, jeg ikke kan skrive kort, har jeg som regel ikke gennemskuet endnu.

Oversigten på skærmen er ikke en kopi af bogen. Den er en indgang. Hver linje peger tilbage på en bestemt side og et bestemt dokument, så ingen påstand står uden vej tilbage til sin kilde.

• Dato for hvornår jeg læste dokumentet
• Titel, version og hvor det kom fra
• Citat med sidetal, adskilt fra min egen tolkning
• Åbne spørgsmål markeret, så de ikke glider ud af syne

Navngivning og arkiv, der kan genfindes

Det næste, der går galt i de fleste undersøgelser, er filerne. Et dokument kaldet endelig_ny2 er værdiløst, når du har femti af slagsen. Jeg navngiver alt efter samme mønster: dato, kilde og kort emne. Sådan sorterer mappen sig selv i rækkefølge, og jeg kan se på filnavnet, hvad jeg har foran mig.

Originalen rører jeg aldrig ved. Jeg gemmer en urørt kopi i en mappe for sig og arbejder kun i duplikater, hvor jeg må understrege, kommentere og skrive i margenen. Skulle jeg senere få brug for at vise, hvad kilden oprindelig sagde, ligger svaret uforandret og klar.

Det samme gælder skærmbilleder af websider. Sider ændrer sig eller forsvinder, så jeg noterer altid, hvornår jeg hentede dem, og gemmer en kopi af selve siden, ikke kun adressen.

Når en note viser sig at være forkert

Ingen holder op med at tage fejl, fordi de skriver ordentlige noter. Forskellen er, at fejlen bliver nem at finde. Forleden opdagede jeg, at en dato i min oversigt ikke passede med kilden. Fordi hver linje pegede på en side, tog det få minutter at se, at jeg havde læst et årstal forkert af.

Jeg retter aldrig bare i noten. Jeg streger den gamle oplysning over, så den stadig kan læses, skriver den rigtige ved siden af og tilføjer, hvornår og hvorfor jeg rettede. Så bliver rettelsen en del af dokumentationen i stedet for noget, der smuldrer bort uden spor.

Den vane gør også, at jeg tør indrømme tvivl. En note, hvor jeg har skrevet usikker, er mere værd end en glat note, der skjuler, at jeg gættede.

Etik i det daglige: hvad du ikke skriver ned

Dokumentation har også en grænse. Nogle oplysninger bør ikke ligge i en notesbog, der kan blive væk eller åbnet af forkerte. Navne på personer, der har talt med dig i fortrolighed, og oplysninger, der kan skade andre, skriver jeg enten ikke ned eller opbevarer adskilt fra resten med en kode, jeg selv kan forstå.

Jeg spørger mig selv, om en oplysning er nødvendig for undersøgelsen, eller om jeg bare samler den, fordi den er der. Det, jeg ikke har brug for, tager jeg ikke med. Det mindsker både risikoen og mængden, jeg skal holde styr på.

Ansvarlig praksis handler lige så meget om opbevaring som om offentliggørelse. Spørgsmålet er altid, hvem der kan komme til at læse dine noter, og hvad det vil betyde for dem, de handler om.

• Skriv kun det ned, du faktisk har brug for
• Hold følsomme oplysninger adskilt og kodet
• Slet det, der ikke længere tjener et formål

Små rutiner, der gør forskellen i efterårsmånederne

Når mørket kommer, og der bliver tid til at sidde med bunker af papir, er det fristende at læse hurtigt og sortere senere. Jeg gør det modsatte. Jeg afslutter hver arbejdsdag med ti minutter, hvor jeg læser dagens noter igennem og markerer det, der mangler en kilde.

Hver uge går jeg mine åbne spørgsmål efter og krydser af, hvad der er besvaret. Det giver et ærligt billede af, hvor langt jeg egentlig er, og ikke bare hvor meget jeg har samlet. En stor bunke dokumenter er ikke det samme som fremdrift.

Intet af dette er imponerende at se på. Men det er sådan, arbejdet faktisk foregår: roligt, i små trin, med en bog ved siden af, der kan svare for hver eneste linje.