Fem fejl i dokumentresearch og måder at undgå dem på
Når du læser kontrakter og referater, er det ofte de små vaner, der går galt. Her gennemgår jeg fem almindelige fejl i dokumentresearch og viser, hvordan du undgår dem.
Henrik Poulsen · · 5 min. læsning
1. At læse for hurtigt og kun det, du leder efter
Den mest udbredte fejl er at gå til et dokument med en færdig antagelse og kun stoppe op ved de steder, der bekræfter den. Du finder et afsnit i en kontrakt, der passer til din tese, og lukker filen. Bagefter opdager du, at en bilag eller en senere ændring siger noget andet.
Jeg har selv lært at læse et dokument to gange. Første gennemlæsning er uden blyant: du forstår opbygningen, hvem der er parter, hvilke bilag der henvises til, og hvad der mangler. Først anden gang markerer du det, der er relevant for dit spørgsmål.
Det koster tid i starten, men det sparer dig for at bygge en hel undersøgelse på en enkelt sætning taget ud af sammenhæng. Notér også, hvad du ikke har læst endnu, så du ikke senere tror, at materialet er gennemgået.
2. At glemme versioner og datoer
Et dokument findes sjældent i én udgave. Kontrakter får tillæg, referater bliver rettet og godkendt på næste møde, og udkast cirkulerer længe efter, at en endelig tekst er vedtaget. Fejlen er at citere en version uden at vide, om det er den gældende.
Ud for hvert dokument i din research bør der stå, hvilken version det er, hvornår det er dateret, og hvem der har underskrevet eller godkendt det. Mangler oplysningerne, er det i sig selv en oplysning, du skal skrive ned.
Når du finder to udgaver af samme tekst, så læg dem side om side og find forskellene linje for linje. Ofte ligger det interessante netop i, hvad der blev ændret mellem udkastet og den endelige version, og hvem der bad om ændringen.
3. At sammenligne dokumenter uden fælles målestok
Når du sammenligner flere kontrakter eller referater, er det fristende at læse dem efter tur og gå på fornemmelse. Resultatet er, at du overser, at to dokumenter bruger samme ord om forskellige ting, eller at et vilkår er placeret et helt andet sted.
Lav i stedet en enkel oversigt, før du begynder: hvilke spørgsmål vil du stille til hvert dokument? Det kan være parter, ydelse, frister, beløb, ansvar og opsigelse. Så udfylder du de samme felter for hvert dokument og ser hullerne med det samme.
En sådan oversigt behøver ikke være avanceret. Et regneark eller et ark papir med kolonner er nok. Pointen er, at du tvinger dig selv til at svare på det samme, hver gang, og at tomme felter bliver synlige i stedet for at blive glemt.
4. At nøjes med kopier uden at notere vejen til dem
Du gemmer en pdf i en mappe og kalder den noget nemt. Tre uger senere ved du ikke, hvor den kom fra, hvem der leverede den, eller om den er komplet. Så kan du hverken stå inde for den over for en læser eller finde frem til originalen igen.
Opret fra første dag en fast vane: hver fil får et navn efter et system, og en logbog fortæller, hvornår og hvordan du fik fat i den. Skriv også, om du har en komplet kopi eller kun uddrag, og om sider kan mangle.
Det lyder som bureaukrati, men det er dit værn mod at miste overblikket midt i et stort materiale. Det gør det også muligt for en anden at følge dit spor og kontrollere dit arbejde, hvis det bliver nødvendigt.
5. At tolke huller som beviser
Når et dokument ikke nævner noget, er det fristende at fortolke tavsheden. Et referat, der ikke omtaler en diskussion, betyder ikke, at den ikke fandt sted. Referater er resuméer, ikke optegnelser ord for ord, og hvad der kommer med, afhænger af, hvem der skrev dem.
Skeln derfor skarpt mellem tre ting: det, dokumentet siger, det, du kan udlede af det, og det, du blot gætter. Skriv dem i hver sin kolonne i dine noter, så du ikke sammenblander dem, når du formulerer din konklusion.
Hvis et hul virker vigtigt, så led efter et andet dokument, der kan belyse det, i stedet for at fylde det ud med din egen forklaring. Kan du ikke finde noget, så skriv åbent, at spørgsmålet er uafklaret.
Små vaner, der fanger fejlene i tide
De fleste fejl ovenfor opdages ikke af skarpsindighed, men af rutine. Et fast tjekpunkt midtvejs i arbejdet, hvor du gennemgår dine noter og spørger dig selv, hvad du har antaget uden at have det på skrift, er mere værd end en tung metode.
Bed gerne en anden læse dine noter og stille de dumme spørgsmål. Når du forklarer, hvorfor du mener noget, opdager du ofte selv, at et led i argumentet hviler på en enkelt, uprøvet sætning.
Efteråret er en god tid til at rydde op i sine mapper og indføre nye vaner, før de næste større materialer lander på bordet. Start småt: ét navngivningssystem, én oversigt og én logbog.
Fejl i dokumentresearch opstår sjældent af dovenskab, men af hast og uskrevne antagelser. Læs hele dokumentet, hold styr på versioner, sammenlign med faste spørgsmål, dokumentér vejen til hver fil, og lad huller være huller. Med de fem vaner står din undersøgelse stærkere, og andre kan følge dit arbejde.
Læs også i Journal
-
Fem almindelige fejl i kildekritik, og hvordan du undgår dem
Kildekritik går oftest galt i de små vaner: at stoppe ved første kilde, at tro på citater uden oprindelse og at blande det, du ved, med det, du håber. Her er fem fælder og et modtræk til hver.
-
Tidslinjen, der afslørede et hul på tre uger
Hanne ville forstå et langt forløb med en entreprenør. Her fortæller jeg, hvordan en enkel kronologi viste, hvad hun manglede, og hvad hun så gjorde.