Hvor starter man, når man skal læse en stor bunke dokumenter?

Spørgsmålet, vi hører oftest

Når læsere skriver til redaktionen, handler det overraskende ofte om det samme: jeg har fået en stor bunke dokumenter, og jeg ved ikke, hvor jeg skal begynde. Det kan være kontrakter, mødereferater, korrespondance eller regnskaber, ofte i blandet rækkefølge og i forskellig kvalitet.

Jeg har selv stået der mange gange. Fristelsen er at kaste sig over det første dokument og læse det til bunds. Det er sjældent den bedste start, for du ved endnu ikke, hvad der er vigtigt, og du risikerer at bruge dagen på et bilag, der viser sig at være en side i marginen.

Svaret er derfor ikke en genvej, men en rækkefølge. I efteråret, hvor mange tager fat på større projekter efter sommerpausen, er det en god ting at have på plads, før du åbner den første mappe.

Før du læser: tæl, sorter og navngiv

Begynd med at tælle. Hvor mange dokumenter er der, hvilke typer, og fra hvilke perioder? En simpel oversigt i et regneark med én linje pr. dokument giver dig et overblik, som ingen læsning kan give.

Giv hvert dokument et fast navn efter samme mønster, for eksempel dato, type og afsender. Det lyder kedeligt, men det sparer dig for timer senere, når du skal finde et referat, du kun husker som det med budgettet.

Gem altid en uberørt kopi af originalerne, og arbejd i kopier. Skriv også ned, hvor materialet kommer fra, og hvornår du modtog det. Den oplysning bliver vigtig, hvis nogen senere spørger, hvordan du kom til din viden.

• Én linje pr. dokument i en oversigt
• Fast navngivning med dato, type og afsender
• Originaler gemmes urørt, du arbejder i kopier
• Notér kilden og modtagelsesdatoen

Første gennemlæsning: kun for at orientere sig

Læs først hurtigt. Kig på overskrifter, underskrifter, datoer, bilag og navne, og skriv ét til to sætninger om hvert dokument i din oversigt. Du læser ikke for at forstå alt, men for at se, hvordan materialet hænger sammen.

Hold øje med det, der mangler. Henviser et referat til et bilag, du ikke har? Nævner en kontrakt et tillæg, der ikke ligger i bunken? Disse huller er ofte lige så interessante som det, der står på papiret, og du skal notere dem fra begyndelsen.

Sæt også et spørgsmål på hvert dokument: hvad bruger jeg det her til? Dokumenter, der intet svar giver, lægges til side, men slettes ikke. Du ved ikke endnu, hvad du får brug for.

Anden runde: sammenlign og find modsigelser

Først nu læser du grundigt, og her er sammenligning dit vigtigste redskab. Læs to versioner af samme kontrakt side om side, eller læg et referat op mod den aftale, det henviser til. Ændringer i ordvalg, beløb og frister er ofte der, hvor historien ligger.

Skriv dine fund ned med henvisning til dokument og side. Et fund uden henvisning er en påstand, ikke et resultat, og du kan ikke bruge det, når du senere skal dokumentere dit arbejde over for andre.

Vær omhyggelig med forskellen på det, dokumentet siger, og det, du selv udleder af det. Hold de to ting adskilt i dine noter, for eksempel med to kolonner, så du ikke senere forveksler egen tolkning med kildens ordlyd.

• Sammenlign versioner side om side
• Notér fund med dokument og sidetal
• Adskil ordlyd og egen tolkning

Det, der oftest går galt

Det mest almindelige er at starte med konklusionen. Hvis du allerede tror, du ved, hvad dokumenterne viser, vil du uden at mærke det lægge mærke til det, der bekræfter dig, og overse resten. Skriv derfor dit udgangspunkt ned først, og tjek det mod materialet bagefter.

Det næste er manglende noter. Du husker ikke om tre uger, hvorfor et bestemt afsnit virkede vigtigt. En kort bemærkning med det samme koster ti sekunder og sparer en times genlæsning.

Endelig undervurderer mange tiden. Et materiale på flere hundrede sider kræver dage, ikke timer. Planlæg i omgange, hold pauser, og lad være med at tage de store beslutninger sidst på en lang dag, hvor opmærksomheden er brugt op.

En rækkefølge, du kan tage med dig

Samler vi det, er rækkefølgen enkel: tæl og navngiv, orienter dig hurtigt, sammenlign grundigt, og noter alt med henvisninger. Hver fase har sit eget formål, og du bør ikke blande dem, selv om det føles langsomt i begyndelsen.

Du behøver ikke særligt udstyr. Et regneark, en mappe til originaler og en vane med at skrive ned er nok til, at selv en rodet bunke bliver til et materiale, du kan arbejde med og stå inde for.

Når du har oversigten på plads, bliver næste skridt ofte at sætte hændelserne i rækkefølge. Det er en øvelse for sig, og den bygger på det grundlag, du har lagt her.

• Tæl og navngiv først
• Orienter dig, før du læser grundigt
• Sammenlign, og notér med henvisning